「思い通りに進まない!終わらない!」を解決する「タイムログ」とは?やり方は?

学習/習慣

先日、鈴木裕さんの『YOUR TIME』を読みました。

「そもそも時間とは?」「“生産性を高める“って考えの落とし穴は?」みたいな話が個人的に面白かったのでそこを前回はまとめたのですが、具体的なテクニックには触れられずで。

とはいえ、なんといっても本書は「時間」を根本まで掘り下げた上で、データに裏付けられた数々の実践的な時間術を紹介している点が大きな特徴です

ということで、今回は『YOUR TIME』の中で個人的に使ってみたいと思った「タイムログ」についてまとめていきたいと思います。

「タイムログ」は以下のような人におすすめの時間術です。

  • 物事がなかなか計画通りに進まない
  • 「今日はこれをやりたい!」と思っていたことが全く終わらない
  • 時間の見積もりが甘く、いつも想定以上に時間がかかってしまっている

上記の特徴が当てはまりまくりな僕にはうってつけのテクニックなので、個人的にも愛用しております。

具体的にどんなテクニックなのでしょうか?

早速見ていきましょう!

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YOUR TIMEのおさらい

具体的なテクニックの前に、まずは『YOUR TIME』の内容を簡単に振り返って行きましょう。

本書の要点をざっくりまとめると以下のような感じです。

  • 世間で言われる時間管理術は、大半の人には効果がない!が、一部では効果が認められたケースもある。
  • 脳内で行われる「過去の“想起“」と「未来の“予期“」の計算により、人は時間の流れを感じている。
  • この「予期」と「想起」の計算にはズレが起こりやすく、ズレの方向・幅には個人差がある。
  • つまり、正しい時間術とは、「予期」と「想起」を調整するものである。そして「予期」「想起」のズレには個人差があるので、それを考慮した時間術を採用しないと効果がない!※上記の「一部で効果が認められたケース」は、時間術と個人差の部分がマッチしたから

ざっくりこんな感じでした。

他にも「現代人特有の時間感覚から解放されよう!」みたいな話も面白かったのですが、本記事の趣旨とはズレてしまうので割愛します。

また、『YOUR TIME』に収録されているテストで自分の「予期」と「想起」のズレを知ることが出来るので、興味のある方は本書を読んでみてください。

タイムログはこの中でも「想起の誤りが大きい」タイプの人にとって使えるテクニックです。

想起の誤りが大きい」というのはどういうことかというと、

  • 現実味のない計画を立てがち!

というタイプです。

多くの人は仕事などの計画を立てる時、過去の経験や記憶をもとに計画を立てているはず。

この時に例えば、

  • 本当は2時間掛かった作業を、「1時間くらいで終わった」と記憶していた
  • 本当は難しかった作業を、「そんなに難しくなかった」と記憶していた

みたいな記憶に基づいて計画を立てたら、現実離れした計画になってしまいますよね。

人が計画を立てるために「過去の記憶を想起する」時には、以下の要素が関わってきます。

  • タスクの難易度:過去の作業を「簡単だった」と記憶すれば実際より短く時間を見積もり、「難しかった」と記憶すれば実際より長く見積もりがち
  • 検索の容易性:インパクトのあった出来事ほど頻繁に思い出しやすく、計画を立てる時にもそれに左右されやすい
  • アンカリング:何らか判断をするとき、最初に得た情報に依存しやすくなる心理的傾向(例えば、1ヶ月で納品予定だったものが後から3ヶ月必要だとわかっても、「1ヶ月ちょっとで終わるだろう」などと考えてしまう)

このように過去の記憶は色々な要素に左右されやすく、「想起の誤りが大きい」タイプは特にこの傾向が強いわけですね。

こういった「想起の誤り」の問題に現時点で最も有効だと考えられるのが、「タイムログ」というテクニックです。

タイムログとは?

タイムログとは、ざっくり言えば「自分がどのように時間を使ったかを記録していく方法」です。
先に挙げた想起の誤りを正して行くことを目的として使っていきます。
タイムログの効果を示す研究として、マッコーリー大学などが行ったRCTでは、以下のようなことがわかっています。

  • タイムログを使って記録をしたグループは時間の見積もりがうまくなり、想起の誤りが大きい人ほど効果があった
  • 対照群(単に作業の詳細を掘り下げて時間を見積もるグループ)には、スケジュールの正確さに変化が見られなかった

特に想起の誤りが大きい人ほど、タイムログは有効みたいですね。

「作業を細分化してから見積もる」って方法はビジネスシーンでもよく使われる手法だと思いますが、それよりタイムログの方が効果的だったのは、タイムログの記録には想定外のトラブル分も含まれているから。

なので、より精度の高いスケジューリングができるみたいですね。

タイムログのやり方

ここからはタイムログを活用する方法をご紹介していきます。

といっても『YOUR TIME』の内容をそのまま書くわけにも行かないので、ここでは簡単にまとめるのみとします。

より詳細な内容を知りたい方は、是非本書をご覧ください!

ステップ①:記録用の表を作る

まずは以下のような形で、エクセルなどで記録用の表を作っていきます。

  • 1列目(時間):10分 or 15分単位で時間を記入する
  • 2列目(行動):実際の行動を記録する(行動の大小を問わず全て記入する)
  • 3列目(効果):ABCの3段階で、行動の効果を記入する(A→時間をうまく使えた、C→無駄な時間を過ごした)

ステップ②:実際の行動を①の表に記録する

ステップ①の表を作成出来たら、実際に自分の行動を表に記録していきましょう。

なお、この記録は以下を目安に続けてみましょう。

  • 記録期間は多ければ多いほどいいが、大体1〜2週間、最低でも1週間分を目安に記録する
  • 記録の頻度は、1〜3時間ごとに1回書き込む程度にする

ステップ③:②を次のように活用する。

ステップ②で記録が出来たら、以下のようにして計画を立てる際に活用していきましょう。

  1. 新しい作業の計画を立てる前に、タイムログの記録から同じようなタスクを探す
  2. ①を参考に(掛かった時間を)スケジューリングする

個人的なやり方

ちなみに僕は上の方法で記録を取るのがめんどくさく、、、(笑)

なので、「タイムボクシング」というテクニックと組み合わせて使うようにしています。

タイムボクシングについては詳しくは以下の記事を見ていただければと思うのですが、ざっくりいえば「予めカレンダーなどで作業に費やす時間を固定し、その時間枠(タイムボックス)の中でタスクを処理する手法」です。

ちなみに、「タイムボクシング」も『YOUR TIME』で紹介されているテクニックの一つですね。
要するにタイムログは、

  • 過去の行動の記録を参考に、そのタスクに掛かりそうな時間を見積もる

というものなので、ログが取れていれば必ずしも形式に拘らなくても良いかと。
やり方としては、以下のような感じです。

  1. タイムボクシングでカレンダーアプリに予定を記入する
  2. 1日の終わりに、カレンダーアプリ上でその日のタイムボックスを実際にやったこと/掛かった時間に置き換える

こうする事で、カレンダーアプリを「予定表兼タイムログ」として使っています。

本書で紹介されている方法の方がより効果的かもしれませんが、より手軽に活用してみたい方は是非こちらも参考にしてみてください。

今回ご紹介したタイムログに限らず、いずれにしても「自分に合う方法をいろいろ試してみる!」ってところが大事かなと思いますので、『YOUR TIME』のやり方をベースとしつつ、自分に合ったやり方を探してみて下さい!

今日はこの辺りで。

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