先日の記事で「チームの生産性には心理的安全性の有無に大きく左右される」という話を書いていきました。
今回の記事では、個人の生産性の方に焦点を当て、数ある生産性向上テクニックの中で栄えある頂点に輝いた「タイムボクシング」をご紹介していきます！
元ネタはコレ。↓
「THE DIFINITIVE 100 MOST USEFUL PRODUCTIVITY TIPS」
英語しかないのでアレですが、1位〜100位までのテクニック全てがまとまっているので、もし興味ある方は見てもらえればいいんじゃないかと思います。
一応、TOP5だけ簡単にご紹介すると以下のような感じ。
- 第1位：「タイムボクシング」→これは後ほど
- 第2位：「優先順位付け」→同時に複数のタスクに取り掛かるのではなく、優先順位の高いものからシングルタスクで取り組む
- 第3位：「ノーと言う」→大事な仕事に集中するため、それ以外の仕事を断る
- 第4位：「運動」→合間に運動をすると、空想による集中力低下を防いだり、創造性を掻き立てるのに役立つ
- 第5位：「デバイスのコントロール」→スマホなどをデスクから遠ざける等する事で、気が散ることのない環境を整える
3位の「大事なこと以外のものにノーと言う」は、『エッセンシャル思考』でも重要視されていたポイントですね。
ちなみにみんな大好きTo-Doリストは第7位。
色々と批判もあるTo-Doリストですがここではかなりの好順位に位置付けられていますね。
しかし、それらのテクニックをも上回り、堂々の第1位に選ばれたのが、今回ご紹介する「タイムボクシング」です。
一体どんなものなのか？早速まとめていきます。
タイムボクシングとは？ーカレンダーアプリで簡単に出来る
タイムボクシングは、「予めカレンダーなどで作業に費やす時間を固定し、その時間枠(タイムボックス)の中でタスクを処理する手法」です。
これだけだと何が何だかって感じだと思うので僕が使っているものをご紹介するとこんな感じです。↓
上の画像は僕のある1日をタイムボクシング化したもの。
要するに、その日にやるべきことを時間を区切って予定に組み込んだだけですね。
タイムボクシングは、次の手順で作成をしていきます。
- 最初に「やらなけばならないこと」をひたすら洗い出す
- ①の優先順位を決める※大きなタスクは多くても1日2〜3個くらいに留めるのがおすすめ
- カレンダーに時間枠（タイムボックス）を登録する
僕はカレンダーアプリを使ってこれをやっていますが、非常にシンプルでやりやすいなーと思っています。
これを1週間単位とかでやって行くのがおすすめですが、難しい場合はその日の初めに1日分の予定を立てる、という感じでもいいのではないでしょうか。
To-Doリストの問題点
「To-Doリストと何が違うのか？」と疑問に思う方もいるかと思うので触れていきます。
最大の違いは「タイムボクシングではいつ、どれくらいの時間をかけて簡単に分かる」ということではないでしょうか。
タイムボクシングのメリットは後ほど詳しく触れていきますが、その前にTo-Doリストに固有の問題もあるので、そちらを先にまとめていきます。
永遠に終わらないタスクが生まれる
一つ目の問題は、ずっとリストに残りっぱなしのタスクが生まれてしまうこと。
個人的にはめちゃくちゃ共感する話なんですが、皆さんのTo-Doリストにもずっと残ったままのタスクが結構あるんじゃないでしょうか（笑）
実際、ある研究データによるとTo-Doリストの項目の41%は永遠に終わらず残り続けるんだとか。(R)
これは、単純なTo-Doリストには「いつどれくらいの時間で終わらせるか」という具体的な計画性がないから。
下に書いた2つ目の問題点にもつながっていくんですが、計画がないことで、よほど重要か緊急のものでもない限り、どんどん後回しにされてしまう訳です。
そういったこともあり、『1440分の使い方』の著者のケビン・クルーズさんなんかは「To-Doリストはむしろ、消えることのないウィッシュリストだ」なんて言っています（笑）
簡単に終わるタスクに安易に飛びつき、緊急性の低いものは後回しになる
2つ目の問題点は、To-Doリストの中のすぐに終わる簡単なタスクから手をつけがちなこと。
実際1つ目と同じ論文で、「To-Doリストの50%以上は当日に完了し、書き留めてから1時間以内に終わる」なんて結果が出ています。(R)
それだけなら大した問題ではないんでしょうが、重要なのは緊急ではないものが後回しになってしまう点。
これが「緊急ではないが重要」なものだとしたら、より大きな問題になります。
例えば「今年はこれを勉強しよう！と決めてたのに、結局出来ないまま年を越してしまった」みたいな経験はないですか？
「いつやるかを決めて時間を確保する」ことで計画を立てておかない限り、簡単に終わるタスクに時間を奪われ、それは「永遠に終わることのないタスク」になってしまいます。
未完了のタスクが認知リソースを喰いまくる
特に忙しくなるほど、「アレもコレもやらなきゃ」みたいな考えで頭が一杯になること、経験ありませんか？
未完了のタスクや中途半端な状態になったいるタスクほど、自分の意思に関係なく頭の中に残り続けてしまうそうです(ツァイガルニク効果)。
そうなると単純にストレスになるだけではなく、頭の中が常にマルチタスク状態になり集中力を奪いまくってしまいます。
その点、予めいつやるのかを明確に予定をしておけば、目の前の事に没頭する事が出来るようになるんではないでしょうか。
タイムボクシングのメリット
ここまででTo-Doリストの問題点を見ていきました。
タイムボクシングを使えば上に書いたようなTo-Doリストの問題は解消するんですが、他にもタイムボクシングには色々なメリットがあります。
ここでは2つのメリットを取り上げてご紹介します。
「パーキンソンの法則」への対策になる
生産性にうるさい会社にいる人なんかは「パーキンソンの法則」って言葉を聞いたことがあるんじゃないかと思います。
パーキンソンの法則は「人は時間を与えられると、必ずその時間を全て使い切る」というものです。
例えば1時間で終わる仕事に対して3時間を与えられればその仕事に3時間をかけ、5時間与えられれば5時間を使い切る、ということですね。
これは単純に「楽をしたいから！」という心理もあるんですが、もう一つあるのは完璧主義の問題。
時間に余裕があると、そんなに重要でない細部にまで拘りすぎて時間を使ってしまう訳です。
タイムボクシングを使って「コレは必ずこの時間枠内で終わらせる！」と決めてしまえば嫌でもすぐにリミットが迫ってくるんで、無駄に時間を使うことも少なくなるんじゃないでしょうか。
振り返りることで良い段取りが出来るようになる
メンタリストDaigoさんの著者『倒れない計画術』では「良い段取りをするには自分のモノサシが必要だ！」ということが書かれています。
「自分は1時間あれば企画書を5ページ作ることができる！」のように、あるタスクを終えるのに自分がどれくらいの時間がかかるのか、数値化した基準を持っておくことです。
というのも、人の脳は時間の見積りを甘く見てしまうバイアスを持っています。
「2時間で終わると思っていた仕事が、蓋を開けてみたら1.5倍くらいかかってしまった、、、」みたいな経験、誰もがお持ちなんじゃないでしょうか。
これはノーベル賞を受賞した行動経済学者ダニエル・カーネマンが「計画錯誤」と名付けたもの。
正確な見積が出来なければ計画通りに物事が進まないのも当然で、見積もりと実績のギャップを埋めていく必要がある訳です。
その点、タイムボクシングを使えば、いつ何にどれくらいの時間を使ったのが丸わかり。
- 「前回これくらい時間を使ったから、今回もこれくらいはかかるかな。。」
- 「昨日は予想より1時間多く時間がかかったけど、これは急な電話対応が入るのを考慮できてなかったから。今日は昨日以上に電話対応が入りそうだし、昨日以上に多めに時間を見積もっておくかな。。」
みたいな感じで、タイムボクシングを使えば使うほど「材料」が揃っていくので、過去の記録を参考により正確な計画を作ることが出来るんじゃないでしょうか。
ちなみに最初に作ったタイムボクシングは「将来の予定」になっていると思うので、記録として活用するのであれば、作業を終えた後に「実際にかかった実績」の時間に置き換えておきましょう。
タイムボクシングはどんな人が使うと効果的なのか？
ここまで見てきた「タイムボクシング」ですが、「必ずしも全ての人に有効ってわけではない」という点には注意が必要です。
というのも、鈴木裕さんの著書『YOUR TIME』で紹介されていたように、ある時間術が有効かどうかには個人差があるからです。
タイムボクシングも例に漏れず、「自分にはこの時間術は有効なのだろうか？」というところを見極めないとあまり意味のない結果になってしまうかもしれないのでご注意ください。
この辺りを詳しく知りたい方は、是非『YOUR TIME』を読んでみてください。
タイムボクシングが効果的なのは、「予期が薄い（未来の出来事に対する現実感が薄い）」タイプの人です。
- これからやるべきことのイメージが沸かず、仕事の予定をうまく立てられない
- やるべきことを忘れてしまうことが多い
- 将来にの問題に向けてコツコツ取り組むのが苦手
こういうタイプは、「予期が薄い」タイプの可能性あり。
実際、AI開発で有名なフィルタード社が行った調査では、「Todoリスト等の定番の時間術の中で、最も“予期の薄さ“への効果が高かったのは“タイムボクシング“である」と報告されたそう。（R）
なので、上記の特徴に当てはまるかもって人は是非試してみるとよろしいんじゃないでしょうか。
タイムボクシングのポイント
最後にタイムボクシングのポイントを少しだけ。
ここで再び僕のある1日をタイムボクシング化したものを出していきましょう。
こんな感じで、「昼寝」「だらだらゲームをする」みたいな予定も書いています。
ちなみに「ネコ」って書いてあるのはこのブログのことです。
「そんな細かいことまで書く必要あるの？」みたいに思う方もいると思うんですが、「何も予定を入れない」というのは脳が「何をしていいか分からない」状態になってしまうんですよね。
脳が軽くパニックになって逆に疲れてしまったり、生産性も下がってしまいます。
「何もやる気になれず、結局無駄に休日を過ごしてしまった。。」みたいになるのも、このパターンだったり。
なので、最初はめんどくさいんですがいざ実行するとなれば逆に楽になるはずなので、多少面倒でも細かく予定を入れていくのがおすすめです。
そんな感じで、シンプルながら割と強力なテクニックなので、是非試してみてくださいー！
今日はこの辺で。
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